クリティカルパスとは？遅れてはいけない作業の見つけ方

クリティカルパスとは、プロジェクトの作業のつながりの中で、始まりから終わりまでいちばん時間がかかる道筋のことです。この道筋に乗っている作業が一日遅れると、プロジェクト全体の終わりも一日遅れます。反対に、この道筋に乗っていない作業は、多少遅れても全体の終わりには影響しないことがあります。

プロジェクトでは、すべての作業に同じだけ注意を向けることはできません。クリティカルパスを見つけると、どこに人と注意を集めればよいのかが分かります。この記事では、クリティカルパスの考え方と見つけ方の手順、例を使った計算のしかた、短くしたいときの打ち手、よくある失敗を紹介します。

クリティカルパスの考え方

プロジェクトの作業には、順番があります。デザインが決まらないと作り始められない、材料が届かないと組み立てられない、というように、前の作業が終わらないと始められない作業があります。一方で、互いに関係のない作業は、同時に進められます。

作業のつながりを、始まりから終わりまでたどると、いくつもの道筋ができます。そのうち、作業の期間を足し合わせていちばん長くなる道筋が、クリティカルパスです。プロジェクト全体の期間は、この道筋の長さで決まります。

余裕のある作業、余裕のない作業

クリティカルパスに乗っている作業には、遅れてよい余裕がありません。乗っていない作業には、全体の終わりに影響せずに遅らせられる余裕があります。この余裕のことを、フロートやスラックと呼びます。余裕のある作業は、少し後ろにずらしたり、人の手が空いたときに進めたりできます。

見つけ方の手順

1. 作業を書き出す

まず、プロジェクトの作業を書き出します。WBSをつくってあれば、それを使います。WBSの作り方はWBSの作り方を紹介した記事を参考にしてください。細かすぎる作業まで並べると計算が大変になるので、数日から一、二週間くらいのまとまりで考えるのが扱いやすい目安です。

2. 作業の順番のつながりを決める

それぞれの作業について、「この作業を始める前に、終わっていなければならない作業はどれか」を書き出します。ここがクリティカルパスを見つけるうえでいちばん大事な手順です。本当に前の作業が終わらないと始められないのか、実は並行して進められるのかを、作業をする人と一緒に確かめます。

3. 作業ごとの期間を見積もる

それぞれの作業にかかる期間を見積もります。作業をする本人に聞くのがいちばん確かです。見積もりには幅があるので、楽観的すぎない、現実的な期間を置きます。

4. 道筋を並べて、いちばん長いものを探す

作業のつながりをたどって、始まりから終わりまでの道筋を並べ、それぞれの期間を足し合わせます。いちばん長い道筋がクリティカルパスです。

例で確かめる

たとえば、社内向けの新しい案内サイトをつくるプロジェクトで、次のような作業があるとします。期間は説明のための仮の数字です。

• A：載せる内容を決める（5日）
• B：デザインをつくる（Aのあと、8日）
• C：原稿を書く（Aのあと、6日）
• D：写真を用意する（Aのあと、3日）
• E：サイトを組み立てる（BとCとDのあと、7日）
• F：確かめて公開する（Eのあと、2日）

道筋は、A→B→E→F、A→C→E→F、A→D→E→Fの3つです。それぞれの期間を足すと、22日、20日、17日になります。いちばん長いA→B→E→Fがクリティカルパスで、プロジェクト全体は22日かかります。

余裕は、いちばん長い道筋の期間から、その作業を通る道筋の期間を引くと分かります。このとき、Cの原稿には22日と20日の差で2日、Dの写真には22日と17日の差で5日の余裕があります。原稿が1日遅れても全体の終わりは変わりませんが、デザインが1日遅れると、全体も1日遅れます。注意を向けるべきは、デザインの作業だと分かります。

見つけたあとにすること

クリティカルパスを見つけたら、次のことをします。

• 担当者に伝える：クリティカルパスに乗っている作業の担当者に、その作業の遅れが全体に響くことを伝える
• 人と時間を優先して割り当てる：クリティカルパスの作業を担当する人が、ほかの仕事に引き抜かれないようにする
• 進み具合をこまめに確かめる：クリティカルパスの作業は、定例の会議で優先して確かめる
• 前の作業を早めに準備する：クリティカルパスの作業が始められるよう、必要な材料や判断を前もってそろえる

ガントチャートを使っている場合は、クリティカルパスの作業に色をつけておくと、チームの誰が見ても分かるようになります。ガントチャートの使い方はガントチャートの使い方を紹介した記事を参考にしてください。

見積もりの幅への備え

クリティカルパスの計算は、見積もった期間をもとにしています。見積もりは外れることがあるので、クリティカルパスの作業が少し延びただけで、全体の終わりが遅れてしまいます。そこで、次のような備えをしておきます。

• 全体の終わりに余裕を置く：一つひとつの作業に余裕を足すのではなく、クリティカルパスの最後にまとめて余裕を置く。作業ごとに足すと、使い切られやすくなる
• 見積もりに自信のない作業を確かめる：初めて行う作業や、外部の返事を待つ作業など、外れやすい作業がクリティカルパスに乗っていないかを確かめる
• 外部に頼る作業を早めに動かす：取引先の承認や、届くのに時間がかかる材料など、自分たちで早められない作業は、前もって動き始める

余裕は、使ったらチームに伝えます。どれだけ使ったかが見えていれば、残りの余裕で間に合うのか、打ち手が必要なのかを早めに判断できます。

定例の会議で確かめる問い

クリティカルパスを見つけたら、定例の会議で次のような問いを確かめると、遅れに早く気づけます。

• クリティカルパスの作業は、予定どおり進んでいるか
• 次に始まるクリティカルパスの作業は、始められる準備ができているか
• 余裕のある作業のうち、余裕を使い切りそうなものはないか
• 計画の変更で、作業のつながりが変わったところはないか

期間を短くしたいときの打ち手

全体の期間を短くしたいときは、クリティカルパスの作業を短くしない限り、終わりは早まりません。余裕のある作業をいくら急いでも、全体には効きません。打ち手には、次のようなものがあります。

• 並行して進める：順番につないでいた作業の一部を、前の作業が終わる前に始める。たとえば、デザインが全部決まる前に、決まった部分から組み立てを始める。ただし、手戻りが増えるおそれがある
• 人を足す：クリティカルパスの作業に人を足して、期間を縮める。ただし、人を足しても短くならない作業もあり、引き継ぎに時間がかかることもある
• 範囲を減らす：クリティカルパスの作業の中身を減らし、最初の版で必要なものだけにする
• つながりを見直す：本当に前の作業が終わっていないと始められないのかを、もう一度確かめる

どの打ち手を選ぶかは、何を犠牲にできるかで決まります。手戻りの危険を受け入れるのか、費用をかけるのか、中身を減らすのか。プロジェクトオーナーと相談して決めます。

クリティカルパスは入れ替わる

クリティカルパスの作業を短くすると、別の道筋がいちばん長くなることがあります。先ほどの例で、デザインを3日短くすると、A→B→E→Fは19日になり、A→C→E→Fの20日のほうが長くなります。今度は原稿の作業がクリティカルパスに乗ります。短くする打ち手を取ったら、道筋を計算し直します。

よくある失敗

作業のつながりを確かめない

PMが一人で作業のつながりを決めると、実際には並行できる作業を順番につないでしまったり、見えていない前提の作業を見落としたりします。作業をする人と一緒に確かめます。

一度見つけて終わる

プロジェクトが進むと、作業の遅れや計画の変更で、クリティカルパスは変わります。節目ごとや、大きな遅れが出たときに、見直します。

余裕のある作業を放っておく

余裕があるからといって、手をつけずにいると、気づいたときには余裕を使い切り、新たなクリティカルパスになっていることがあります。余裕のある作業も、進み具合は確かめます。

人の取り合いを見落とす

作業の順番のつながりだけを見ていると、同じ人が同時に二つの作業を担当している、ということを見落とします。担当者の重なりも確かめ、重なっている場合は、それも作業の順番として扱います。

注意を集める場所を決める道具

クリティカルパスは、プロジェクトのどこに人と注意を集めればよいかを教えてくれる道具です。すべての作業を同じように見張るのではなく、遅れてはいけない作業を見つけて、そこを守る。まずは、いま進めているプロジェクトの主な作業を書き出し、順番のつながりを確かめるところから始めてみてください。

おまかせPMは、社内に進める人がいないプロジェクトを、進める役割ごとお引き受けするサービスです。計画の立て方から相談したいときは、どこから手をつけるかの整理から、ご相談ください。