補助金と助成金の違い。申請の前に決めておくこと

補助金と助成金は、どちらも国や自治体などから受け取れる、原則として返さなくてよいお金です。名前が似ているので同じものだと思われがちですが、受け取るまでの道のりには違いがあります。そして、どちらにも共通しているのは、申請書を書く前の準備で結果の多くが決まるということです。

この記事では、補助金と助成金の一般的な違いを整理したうえで、申請の前に決めておくこと、社内の体制のつくり方、よくある失敗を紹介します。なお、個々の制度の名前や金額、条件は年ごとに変わるため、この記事では扱いません。申請するときは、必ずその時点の公式の案内で確かめてください。

補助金と助成金の一般的な違い

補助金と助成金の線引きは、法律で一律に決まっているわけではなく、制度ごとに呼び方が違うこともあります。そのうえで、一般には次のように説明されることが多いです。

• 補助金：決められた期間に申請を受け付け、審査で選ばれた会社が受け取れる。事業の計画の中身が問われ、申請しても受け取れないことがある
• 助成金：決められた条件を満たせば受け取れるものが多い。雇用や働き方に関わるものによく見られる。条件を満たしているかを示す書類の正しさが問われる

例外もあるので、名前だけで判断せず、制度ごとの案内を読むことが大切です。資金調達の方法全体の中での位置づけは資金調達の方法。融資・出資・補助金の違いで紹介しています。

どちらにも共通する注意点

補助金も助成金も、多くの場合、先にお金が入るのではなく、自社で先に支払い、あとから受け取る形になっています。そのため、受け取るまでの間の資金を自社で用意しておく必要があります。また、受け取ったあとも、報告書の提出や、決められた期間の書類の保存を求められることがあります。もらって終わりではなく、終わるまでの手間も含めて考えておきます。

申請の前に決めておくこと

1. 何のためのお金か

いちばん大事なのは、補助金や助成金がなくても、やりたい取り組みがあるかどうかです。制度を見つけてから、それに合わせて取り組みを考えると、受け取れたとしても会社にとって大事でない仕事が増えてしまいます。順番は、まずやりたいことがあり、それに使える制度を探す、です。

2. 受け取れなかったらどうするか

補助金は、審査で選ばれないこともあります。受け取れなかったときに、取り組みをやめるのか、規模を小さくして進めるのか、別の資金で進めるのかを、申請の前に決めておきます。これが決まっていないと、結果を待つ間に計画が止まってしまいます。

3. 取り組みの計画

補助金の申請では、多くの場合、事業の計画を書類で説明することになります。何が課題で、何をして、どんな結果を目指すのか。その計画は、申請のために新しくつくるより、会社の事業計画の一部として、もともと考えておくほうが自然な内容になります。事業計画の書き方は事業計画書の書き方。読む人が知りたいことから書くで紹介しています。

4. 誰が担当するか

申請の準備、受け取ったあとの報告まで、誰が担当するかを決めます。ここが決まっていないと、申請の締め切り間際に慌てたり、報告を忘れたりすることになります。

申請するかどうかの判断の基準

使えそうな制度が見つかっても、申請しないほうがよい場合もあります。申請にかかる手間は、思っているより大きいからです。次の問いに答えてみると、申請するかどうかを判断しやすくなります。

• 受け取れなくても、この取り組みを進めるか
• 申請と報告にかかる社内の時間を、ほかの大事な仕事から割けるか
• 制度の条件に合わせるために、取り組みの中身や時期を無理に変える必要はないか
• 受け取るまでの間、取り組みの費用を自社で立て替えられるか

一つめの問いに「いいえ」と答える場合は、申請を見送ることも考えます。反対に、どの問いにも無理なく「はい」と答えられるなら、申請に向けて準備を始める価値があります。迷うときは、受け取れる額だけでなく、かかる社内の時間と比べて判断します。

申請前の確認リスト

申請しようと決めたら、次の項目を確かめておくと抜けが減ります。

• 対象になる会社や取り組みの条件に、自社が当てはまっているか
• 対象になる費用と、対象にならない費用は何か
• 申請の受付期間と、取り組みを行ってよい期間はいつか
• 申請の前に始めてしまうと対象外になる費用はないか
• お金を受け取るまでに、どんな手続きと書類が必要か
• 受け取ったあとに、どんな報告や書類の保存が求められるか
• 受け取るまでの間、自社で立て替える資金は足りているか

特に注意したいのが、取り組みを始めてよい時期です。制度によっては、決められた手続きより前に契約や支払いをした費用が対象にならないことがあります。急いで発注してしまう前に、必ず確かめます。

社内の体制のつくり方

補助金や助成金の申請は、一度の書類づくりではなく、数か月から、長いと一年以上にわたるプロジェクトです。次のような役割を決めておくと進めやすくなります。

• 責任者：申請するかどうか、受け取れなかったらどうするかを決める人。経営陣の一人
• 進める人：締め切りを管理し、必要な書類を集め、関わる人に依頼する人
• 中身を書く人：取り組みの計画を、実際に進める立場から書く人
• お金と書類を見る人：見積もり、契約、支払いの記録を、求められる形で残す人

小さな会社では、一人が複数の役割を兼ねることもあります。それでも、役割を分けて書き出しておくと、誰が何をするのかがはっきりし、抜けに気づきやすくなります。進め方は、締め切りから逆算して、書類ごとの担当と期限を一覧にしておくのが基本です。

専門家に頼むとき

申請の準備を、外部の専門家に手伝ってもらう方法もあります。その場合でも、取り組みの中身を考えるのは自社です。計画の中身まで任せきりにすると、受け取れたとしても、実際に進める人が計画の内容を理解していない、ということが起きます。頼むのは、書類の形を整えることや、制度の条件の確認にとどめ、中身は自社の言葉で書くのが安全です。

場面の例：新しい取り組みに補助金を使いたい場合

たとえば、社内の業務を見直して、新しい仕組みを入れたいと考えているとします。使えそうな補助金を見つけ、受付の締め切りまで一か月ほどあるとします。

この場合、まず確かめたいのは、補助金が受け取れなくても、この取り組みを進めるかどうかです。進めると決めたら、締め切りから逆算して、見積もりの取得、計画の作成、社内の確認の順に担当と期限を決めます。あわせて、仕組みを入れる会社との契約を、いつ結んでよいのかを制度の案内で確かめます。急いで契約してしまい、対象外になるのを防ぐためです。

そのうえで、受け取れたら予定どおりの規模で、受け取れなかったら一部の業務から小さく始める、と二通りの計画を用意しておきます。結果を待つ間も、どちらに転んでも動ける状態にしておくことが大切です。

よくある失敗

制度に合わせて取り組みをつくる

受け取れることが目的になると、会社にとって本当に必要な取り組みからずれていきます。受け取れたあとに、使い道に困ることにもなります。

受け取るまでの資金を考えていない

あとから受け取る形の制度では、先に支払う資金が必要です。受け取れることを前提に支払いの計画を立てると、手元の資金が足りなくなるおそれがあります。

受け取ったあとの手間を見落とす

報告や書類の保存を忘れると、受け取ったお金を返すことを求められる場合もあります。申請の時点で、終わりまでの手間を担当とあわせて決めておきます。

前回の書類をそのまま使い回す

以前に申請した書類があると、つい同じ内容で出したくなります。けれど、制度の条件や求められる内容は年ごとに変わることがあります。使い回すときも、その時点の案内と一つずつ照らし合わせて確かめます。

締め切り直前に動き出す

書類の準備には、見積もりの取得や社内の確認など、自社だけでは進められない手順が含まれます。締め切りの直前に動き出すと、計画の中身を練る時間がなくなります。

補助金は、計画を進めるための手段の一つ

補助金や助成金は、やりたい取り組みを後押ししてくれる心強い手段です。けれど、それ自体が目的ではありません。何のために、どんな体制で、受け取れなくてもどう進めるのか。そこが決まっていれば、制度は計画を前に進める力になります。まずは、いま進めたい取り組みを書き出し、その中に制度を使えそうなものがあるかを確かめるところから始めてみてください。

おまかせPMは、社内に進める人がいないプロジェクトを、進める役割ごとお引き受けするサービスです。取り組みの計画づくりから相談したいときは、どこから手をつけるかの整理から、ご相談ください。