ノーコードとは？業務改善に使うときの注意

ノーコードとは、プログラムのコードを書かずに、画面の操作だけでアプリや業務の仕組みをつくれる道具や考え方のことです。部品を並べたり、設定を選んだりするだけで、申請のフォームや顧客の一覧、決まった作業を自動で進める仕組みなどをつくれます。

専門の開発者に頼まなくても、現場の人が自分たちで仕組みをつくれるのは、ノーコードの大きな魅力です。一方で、手軽につくれるからこそ、気づいたときには誰も中身が分からない仕組みが社内にいくつも残っている、ということも起きます。この記事では、ノーコードが向いている仕事と向いていない仕事を整理したうえで、業務改善に使うときの進め方、作れる人が一人だけにならない工夫、よくある失敗を紹介します。

ノーコードとローコードの違い

よく似た言葉に、ローコードがあります。ノーコードはコードを書かずにつくることを前提にしたもの、ローコードは基本は画面の操作でつくり、足りないところだけ少しコードを書いて補えるものです。ローコードのほうが細かな調整ができる一方で、コードが分かる人が必要になる場面があります。

どちらを選ぶかは、つくりたいものの複雑さと、社内にいる人で決めます。現場の人だけで完結させたいならノーコード、ある程度の調整が必要で、コードが分かる人が関われるならローコード、というのが一つの目安です。

向いている仕事、向いていない仕事

向いている仕事

• 表計算やメールでやりとりしている申請や報告を、決まった形に整える
• 顧客や案件の情報を、チームで共有できる一覧にまとめる
• 決まった条件で、通知を送ったり、情報を別の場所に写したりする作業を自動にする
• 新しい業務の進め方を、本格的な仕組みをつくる前に小さく試す

どれも、やりたいことがはっきりしていて、使う人の数がそれほど多くなく、つくってから直しながら使える仕事です。

向いていない仕事

• 大量のデータを扱い、速さや正確さが強く求められる仕組み
• 社外の多くの人が使い、止まると大きな影響が出る仕組み
• お金や個人情報など、厳しい管理が必要な情報を中心に扱う仕組み
• 複雑な条件分かれが多く、道具の機能の範囲を超える仕組み

こうした仕事では、ノーコードでつくり始めても、途中で道具の限界にぶつかったり、管理が追いつかなくなったりしやすくなります。専門の開発者と一緒に考えたほうが、結果として早く、安全に進められます。

使うかどうかの判断の基準

ある業務にノーコードを使うかどうか迷ったら、次の問いで考えます。

• 止まったとき、手作業に戻して業務を続けられるか
• 扱う情報に、厳しい管理が必要なものが含まれていないか
• つくった人がいなくなっても、ほかの人が中身を理解して直せるか
• 使う人の数や、扱う情報の量が、この先大きく増える見込みはないか

どれも無理なく「はい」と答えられるなら、ノーコードで始めてよい仕事です。どれかに「いいえ」がつくなら、その点への手当てを先に考えるか、別の方法を選びます。

業務改善に使うときの進め方

1. いまの業務を書き出す：誰が、何を、どの順番でしているかを書き出す。どこに手間がかかっているかを確かめる
2. やめられることを探す：仕組みにする前に、そもそもなくせる作業がないかを考える。不要な作業を仕組みにしても、手間は減らない
3. 小さくつくる：いちばん手間のかかっている一か所だけを仕組みにする。最初から全体をつくろうとしない
4. 使う人に試してもらう：実際に使う人に使ってもらい、使いにくいところを直す
5. 決まりを書き残す：誰が管理し、誰が直してよいか、困ったときに誰に聞くかを書き残す

2つめの手順は見落とされがちです。ノーコードは手軽につくれるので、いまの作業をそのまま仕組みにしたくなります。けれど、作業そのものを見直さないと、無駄な手順まで自動になり、あとから直すのがかえって大変になります。

作れる人が一人だけ、にしない

ノーコードでいちばん起きやすい問題は、つくった人しか中身が分からない状態です。その人が異動したり辞めたりすると、仕組みが止まっても誰も直せません。これを防ぐために、次のことを決めておきます。

• 担当を二人にする：つくる人とは別に、中身を理解して直せる人をもう一人置く
• 説明を残す：何のための仕組みで、どこから情報が来て、どこへ行くのかを、短い文章で残す
• 置き場所を決める：会社として使ってよい道具と、つくった仕組みの一覧を一か所にまとめる
• 権限を個人に持たせない：管理する権限を、個人のアカウントだけに結びつけない
• 見直す時期を決める：半年に一度など、使われていない仕組みを片づける時期を決める

説明は、長い文書でなくてかまいません。次のような項目を一枚に書いておくだけでも、引き継ぎのときに大きな助けになります。

• この仕組みの目的
• 使っている人と、管理している人
• どこから情報が入り、どこへ出ていくか
• 止まったときに、どう手作業に戻すか
• 直すときに気をつけること

会社として決めておくこと

ノーコードを現場に広げるときは、一つひとつの仕組みの決まりとは別に、会社として次のようなことを決めておくと、あとで困りにくくなります。

• 使ってよい道具：会社として認める道具を決める。新しい道具を使いたいときに、誰に相談すればよいかも決める
• 扱ってよい情報：顧客の情報や個人に関わる情報を、ノーコードの仕組みに入れてよいかどうか、入れるならどんな条件かを決める
• 社外とのつながり：社外のサービスと情報をやりとりする仕組みをつくるときは、事前に確かめる人を決める
• 相談先：つくっている途中で迷ったときや、止まったときに相談できる人を決める

決まりを厳しくしすぎると、現場が使わなくなってしまいます。大事な情報を守るための最低限の決まりにとどめ、それ以外は現場が自由に試せるようにしておくのが、続けやすい形です。社内に情報システムの担当がいる場合は、始める前に一度話をして、決まりを一緒につくっておくと進めやすくなります。

つくったあとに確かめること

仕組みは、つくったあとに使われて初めて役に立ちます。使い始めて一か月ほどたったら、次のことを確かめます。

• 思っていたとおり、手間は減っているか
• 使う人が、使い方で迷っていないか
• 仕組みを通さずに、昔のやり方に戻っている人はいないか
• 止まったり、誤った情報が入ったりしたことはないか

昔のやり方に戻っている人がいるなら、仕組みのどこかが使いにくいという合図です。責めるのではなく、どこで困っているかを聞いて直します。

場面の例：申請を表計算からフォームに移す場合

たとえば、備品の購入の申請を、表計算のファイルとメールでやりとりしているとします。誰がどこまで承認したのかが分かりにくく、担当者が毎回確かめて回っています。

この場合、まず申請の流れを書き出し、本当に必要な承認の段階を確かめます。そのうえで、申請はノーコードのフォームから入れ、承認する人に通知が届き、承認されたら一覧に記録される、という仕組みを小さくつくります。最初は一つの部署だけで試し、使いにくいところを直してから広げます。

あわせて、仕組みをつくった人とは別に、もう一人が中身を理解して直せるようにしておきます。説明の一枚も残しておけば、担当が変わっても仕組みは止まりません。

よくある失敗

道具を決めてから使い道を探す

先に道具を入れて、何に使うかをあとから考えると、本当に困っている業務とずれた仕組みができます。困りごとから始めます。

部署ごとに別々の道具が増える

部署ごとに思い思いの道具を使うと、情報がばらばらになり、管理も追いつかなくなります。会社として使ってよい道具を決めておきます。

使われなくなった仕組みが残り続ける

手軽につくれるぶん、使われなくなった仕組みも残りがちです。古い情報が残っていると、誤って使われるおそれもあります。定期的に片づけます。

ノーコードは、現場が自分で直せる力

ノーコードの価値は、現場の人が、自分たちの困りごとを自分たちで直せるようになることにあります。その力を長く生かすには、作れる人を一人にしないこと、決まりを残すことが欠かせません。まずは、いちばん手間のかかっている業務を一つ選び、書き出すところから始めてみてください。社内での新しい道具の使い方のルールは生成AIを業務で使う。社内ルールと始め方も参考になります。仕組みの引き継ぎで困らないためには、引き継ぎの進め方を紹介した記事もあわせて参考にしてください。

おまかせPMは、社内に進める人がいないプロジェクトを、進める役割ごとお引き受けするサービスです。業務改善の進め方から相談したいときは、どこから手をつけるかの整理から、ご相談ください。