RPO（採用代行）とは？任せてよいこと、社内に残すこと

RPOとは、Recruitment Process Outsourcingの略で、採用の仕事の一部、または全体を外部に任せることを指します。日本語では採用代行と呼ばれることが多く、求人の作成や応募者とのやりとり、面接の日程調整など、採用に関わるさまざまな作業を引き受けるサービスがあります。

採用の担当者が少ない会社にとって、外部の手を借りられるのは心強いことです。一方で、任せる範囲を間違えると、会社に合う人を見極められなかったり、候補者に会社の姿が伝わらなかったりします。この記事では、RPOで任せられる仕事を整理したうえで、任せてよいことと社内に残すことの線の引き方、頼む前に決めておくこと、進め方の型、よくある失敗を紹介します。

RPOで任せられる仕事

採用の流れを分けると、RPOに任せられる仕事は大きく次のようになります。サービスによって引き受ける範囲は違うので、頼むときに一つずつ確かめます。

• 計画：採用の人数や時期の整理、採用の手法の選び方の相談
• 募集：求人票の作成、求人媒体への掲載や管理、候補者を探して声をかけること
• 応募の対応：応募者への連絡、書類の受け付けと一次の確認
• 選考の段取り：面接の日程調整、面接官への情報の共有、結果の連絡
• 内定のあと：内定者への連絡、入社までのやりとり
• 振り返り：応募数や選考の進み具合の集計と報告

このうち、連絡や日程調整、集計のような段取りの仕事は、量が多く、時間がかかる割に、会社ごとの判断があまり要りません。ここを任せられると、社内の担当者は人と向き合う仕事に時間を使えるようになります。

任せてよいこと、社内に残すこと

線を引くときの基本は、「段取りは任せる、見極めと決定は社内に残す」です。

任せてよいこと

• 応募者への連絡や日程の調整
• 求人媒体の運用や、決めた条件に沿った候補者探し
• 決めた基準に沿った書類の一次の確認
• 選考の進み具合の集計と報告

社内に残すこと

• どんな人を採るか：求める人物像と、見極める基準を決めること
• 面接と見極め：会社に合うかどうかを判断すること
• 採用の決定：誰に内定を出すかを決めること
• 会社の姿を伝えること：働く人の言葉で、会社のらしさを伝えること

見極めを社内に残す理由は、会社に合う人かどうかを本当に判断できるのは、一緒に働く人だからです。外部の人は、仕事の内容や条件は伝えられても、チームの雰囲気や、言葉にしにくい会社のくせまでは伝えきれません。候補者の側から見ても、最終的に会うのが一緒に働く人であることは、入社を決める大事な材料になります。

人材紹介との違い

よく似たものに、人材紹介があります。人材紹介は、条件に合う候補者を探して紹介してもらう形で、採用の流れそのものは会社が進めます。RPOは、採用の流れを進める作業の一部を引き受けてもらう形です。候補者を見つけることに困っているのか、採用の流れを回す手が足りないのかで、向いている方法が変わります。両方を組み合わせて使う会社もあります。

任せるかどうかの判断の基準

RPOを使うかどうか迷ったら、次の問いで考えます。

• 採用の担当者が、連絡や調整に追われて、面接や候補者との対話に時間を使えていないか
• 採用したい人数や時期が、社内の担当者だけでは回らない量になっていないか
• 求める人物像と見極めの基準が、言葉になっているか
• 任せた仕事の進み具合を、社内で確かめる人がいるか

最初の2つに「はい」と答えるなら、任せる意味があります。ただし、3つめと4つめに「いいえ」と答える場合は、先にそこを整えます。基準がないまま任せると、外部の人は何を目安に動けばよいのか分からず、結果として会社に合わない人ばかりが選考に進むことになります。

反対に、採用の人数が少なく、担当者に時間の余裕があるなら、無理に外部に任せず、社内で進めたほうが会社のことがよく伝わる場合もあります。

頼む前に決めておくこと

RPOを頼む前に、次の項目を社内で決めて、書き出しておきます。これが、外部の人と認識をそろえるための土台になります。

• 採用の目的：なぜ、いま、この人を採りたいのか
• 求める人物像：必ず必要な経験や力、あると望ましいもの、合わない人の特徴
• 見極めの基準：書類と面接で、何をどう確かめるか
• 会社のらしさ：候補者に伝えたい会社の特徴と、その裏側にある大変な面
• 任せる範囲と社内の担当：どの仕事を任せ、社内の誰が窓口になるか
• 報告の形：何を、どのくらいの間隔で報告してもらうか

求める人物像の言葉にし方は採用ペルソナの作り方。求める人物像を言葉にするで紹介しています。

依頼先を選ぶときに確かめること

依頼先を選ぶときは、次のような問いで話を聞くと、自社に合うかどうかを判断しやすくなります。

• 引き受けてもらえる仕事の範囲はどこからどこまでか。範囲の外の仕事が出てきたらどうなるか
• 担当者は誰で、途中で変わることはあるか
• 求める人物像や見極めの基準を、どうやって共有し、そろえていくか
• 候補者に連絡するとき、会社の名前で連絡するのか、依頼先の名前で連絡するのか
• 報告の内容と頻度はどうなるか。候補者の声も共有してもらえるか
• 候補者の個人情報を、どのように扱い、管理するか

特に、候補者の個人情報の扱いは、会社の信頼に直結します。どこに保管し、誰が見られ、終わったあとにどうするのかを、始める前に確かめておきます。

進め方の型

任せたあとも、社内で関わり続けることが大切です。次のような型で進めると、ずれが起きにくくなります。

1. 始めるとき：社内の担当者と外部の担当者で、上の項目を一緒に確かめる。過去に採用してうまくいった人の例があれば共有する
2. 最初の数人：書類の一次の確認を任せる場合でも、最初の数人は社内でも確かめ、基準の受け取り方がずれていないかをそろえる
3. 定期の確認：週に一度など決めた間隔で、選考の進み具合と、候補者からの反応を共有する
4. 見直し：選考で落ちる理由が偏っていないか、求人の言葉と実態が合っているかを確かめ、必要なら基準や求人を直す

定期の確認で聞いておきたいのは、数字だけではありません。「候補者からよく聞かれる質問は何か」「辞退した人は何を理由にしていたか」といった声は、求人の伝え方や選考の進め方を直す材料になります。

場面の例：採用の担当者が一人しかいない場合

たとえば、採用の担当者が一人で、ほかの仕事と兼務しているとします。複数の職種で募集をしていて、応募者への連絡や日程の調整に追われ、面接の準備や候補者との対話に時間をかけられていません。

この場合、まず応募者への連絡と面接の日程調整を外部に任せます。担当者は、空いた時間で、面接官と見極めの基準をそろえたり、候補者に会社のことを伝える場をつくったりします。書類の一次の確認を任せるかどうかは、基準が言葉になってから判断します。

こうすると、採用の手間を減らしながら、会社に合う人を見極める力は社内に残せます。採用をプロジェクトとして見直す考え方は採用がうまくいかないとき、プロジェクトとして見直すことで紹介しています。

よくある失敗

丸ごと任せてしまう

採用の全体を任せて、社内は最後の面接に出るだけ、という形にすると、どんな人が、なぜ選考に進んできたのかが分からなくなります。見極めの基準も、いつの間にか外部の人の感覚に寄っていきます。

基準を決めずに頼む

「いい人がいたら紹介してください」という頼み方では、外部の人は判断の手がかりがありません。何を求めているのかを、言葉にして渡します。

候補者への伝え方を任せきりにする

候補者とのやりとりの言葉づかいや速さは、会社の印象を左右します。外部の人が連絡する場合でも、会社としてどう伝えたいかを共有し、ときどき実際のやりとりを確かめます。採用の発信については採用広報とは？始めるときに最初に決めることも参考になります。

任せたあとに振り返らない

報告を受け取るだけで、中身を見直さないと、うまくいっていないやり方がそのまま続きます。定期的に、任せている範囲と進め方が合っているかを確かめます。

任せるのは手間、残すのは判断

RPOは、採用の担当者が人と向き合う時間をつくるための手段です。任せるのは段取りの手間で、誰を採るかという判断は社内に残す。この線を守れば、外部の手を借りながらも、会社に合う人を自分たちで選べます。まずは、いまの採用の仕事を書き出し、段取りと判断に分けてみるところから始めてみてください。

おまかせPMは、社内に進める人がいないプロジェクトを、進める役割ごとお引き受けするサービスです。採用の進め方の整理から相談したいときは、どこから手をつけるかの整理から、ご相談ください。