プロジェクトオーナーの役割。任せきりにしないために

プロジェクトオーナーとは、プロジェクトを始めると決め、その結果に最終的な責任を持つ人のことです。社内のプロジェクトであれば、経営陣や部門の責任者が担うことが多く、外部に依頼するプロジェクトであれば、依頼する側の責任者がこの立場になります。

プロジェクトオーナーは、毎日の作業をする人ではありません。そのため、PMを置いたあとは任せきりになってしまうことがあります。けれど、オーナーが関わらなくなったプロジェクトは、大事な場面で決められず、止まりやすくなります。反対に、オーナーが現場に入りすぎても、チームは自分で考えなくなります。この記事では、プロジェクトオーナーの役割を「決める・守る・応援する」の3つに整理し、PMとの分担、関わり方の型、よくある失敗を紹介します。

プロジェクトオーナーとPMの違い

まず、PMとの違いをはっきりさせておきます。

• プロジェクトオーナー：なぜやるのか、何をもって成功とするのかを決める。予算や人を用意し、結果に責任を持つ
• PM：決まった目的に向けて、計画を立て、人と作業を動かし、日々の判断をする

ひと言でいえば、オーナーは「何のために、どこまで」を決める人、PMは「どうやって」を進める人です。小さな会社では、社長がオーナーとPMを兼ねていることもありますが、その場合でも、いまどちらの立場で話しているのかを意識すると、判断が整理しやすくなります。PMの役割はプロジェクトマネージャー（PM）の役割とは？仕事内容を場面で解説で紹介しています。

なお、アジャイル開発の手法の一つであるスクラムには「プロダクトオーナー」という役割があります。名前は似ていますが、こちらは作るものの中身と優先順位に責任を持つ役割で、この記事で扱うプロジェクトオーナーとは指すものが違います。

役割1：決める

オーナーにしか決められないことがあります。次のようなことです。

• プロジェクトの目的と、成功したと言える状態
• 使える予算と人、守るべき期限
• 範囲を広げるか、削るか
• 途中で続けるか、止めるか

特に大事なのは、期限・予算・中身のどれを優先するかです。すべてを守れないとき、何を動かしてよいのかをオーナーが決めておかないと、PMは判断のよりどころを失います。たとえば「期限は動かせないが、中身は最初の版では減らしてよい」と決まっていれば、PMは迷わず範囲を調整できます。

決めるときは、その理由もあわせて伝えます。理由が分かっていれば、PMやチームは、想定していなかった場面でもオーナーの意図に沿って判断できます。

役割2：守る

プロジェクトは、社内のほかの仕事や、ほかの部署の都合とぶつかります。メンバーが別の仕事に引き抜かれる、途中で別の部署から新しい要望が入る、といったことは珍しくありません。こうしたとき、チームの時間と範囲を守るのはオーナーの役割です。

• メンバーがプロジェクトに使える時間を、その上司と約束する
• 途中で入ってくる要望を、オーナーが受け止めて優先順位を判断する
• 部署をまたぐ調整で、PMの立場では動かせない相手に話をつける

PMは、権限の外にあることは動かせません。PMが動かせない壁を、オーナーが取り除く。この分担がはっきりしていると、プロジェクトは止まりにくくなります。

役割3：応援する

オーナーが、このプロジェクトを大事に思っていることが伝わると、チームの動きは変わります。応援するとは、ほめることだけではありません。次のような関わり方も含みます。

• キックオフで、なぜこのプロジェクトをやるのかを自分の言葉で話す
• 節目の報告の場に出て、進んだことを認める
• うまくいかなかったことが報告されたとき、責めずに次の手を一緒に考える
• 社内の会議で、プロジェクトの意義を周りに伝える

特に、悪い報告を受けたときの反応は大事です。オーナーが悪い知らせに強く反応すると、次からは問題が上がってこなくなります。悪い知らせが早く届くことは、プロジェクトにとって大きな助けです。

現場に入りすぎないために

関わることは大事ですが、関わりすぎるとチームの判断を奪ってしまいます。オーナーが細かな作業の進め方まで口を出すと、メンバーはオーナーの顔色を見て動くようになり、PMの判断も軽くなります。

線を引くときの目安は、「何を」「なぜ」はオーナー、「どうやって」はPMとチーム、です。気になることがあっても、作業の進め方に直接指示を出すのではなく、PMに「目的に照らして、ここが気になっている」と伝えて、どうするかはPMに任せます。

関わり方の型

任せきりにも、入りすぎにもならないためには、関わる場面をあらかじめ決めておくのが効果的です。たとえば、次のような型が使えます。

• 始めるとき：目的、成功の状態、優先順位、使える予算と人をPMと一緒に決める
• 定期の確認：週に一度か隔週で、PMと短い時間をとる。進み具合より、判断が必要なことと困っていることを聞く
• 節目の確認：計画の区切りで、進めるか、直すか、止めるかを決める
• すぐに上げてほしいこと：期限や予算に影響が出そうなとき、関係者との間で問題が起きたときは、定期の確認を待たずに伝えてもらう

定期の確認で聞く問いの例です。

• いま、私が決めなければならないことはあるか
• 私が動けば早く片づく、ほかの部署とのことはあるか
• 目的や優先順位で、迷っていることはあるか
• このまま進めて、いちばん心配なことは何か

どれも、オーナーにしかできないことを見つけるための問いです。作業の細かな進み具合は、PMからの短い報告で足ります。答えが「特にない」週が続くなら、それは順調に進んでいる印と受け取ってかまいません。

始めるときに書き出しておく項目

始めるときにオーナーとPMで決めたことは、一枚にまとめておくと、途中で迷ったときに立ち返れます。項目の例は次のとおりです。

• なぜやるのか：このプロジェクトで解決したいこと
• 成功の状態：終わったときに、何がどうなっていれば成功と言えるか
• 優先順位：期限・予算・中身のうち、動かせないものと動かしてよいもの
• やらないこと：今回の範囲に入れないと決めたこと
• PMが決めてよい範囲：オーナーに確かめずに決めてよいこと
• オーナーが決めること：必ずオーナーに上げてほしいこと

「やらないこと」と「PMが決めてよい範囲」は、書き出さずに済ませがちな項目です。けれど、ここがあいまいだと、途中で入ってくる要望を断れず、PMも判断のたびにオーナーの確認を待つことになります。

場面の例：オーナーが忙しくて関われない場合

たとえば、社長がオーナーを務める社内のプロジェクトで、社長が忙しく、PMとなかなか話す時間がとれないとします。PMは判断が必要なことを抱えたまま、次の打ち合わせを待つことになります。

この場合、まず決めておきたいのは、オーナーが不在のときにPMが決めてよい範囲です。「予算の範囲内で、期限に影響しない変更はPMが決めてよい」のように線を引いておけば、多くのことは待たずに進められます。そのうえで、オーナーが決めなければならないことだけを短くまとめて渡し、短い時間で判断してもらう流れをつくります。

それでも時間がとれない状態が続くなら、オーナーの役割を別の人に任せることも考えます。名前だけのオーナーより、関われるオーナーのほうがプロジェクトにとって価値があります。

よくある失敗

始める時に目的を決めきらない

「とりあえず始めて」と目的があいまいなまま任せると、途中で「思っていたものと違う」となりやすくなります。始めるときに時間をかけて決めることが、あとの手戻りを減らします。

決めるべきことをPMに預ける

優先順位や範囲の判断をPMに任せると、PMは責任を持てない判断を抱えることになります。オーナーにしか決められないことは、オーナーが決めます。

終盤になって口を出す

途中は任せきりで、完成間近になって大きな方向転換を求めると、それまでの作業の多くがやり直しになります。気になることは、早いうちに伝えます。

オーナーは、チームが前に進むための後ろ盾

プロジェクトオーナーの仕事は、目立つものではありません。けれど、目的を決め、チームの時間を守り、困ったときに後ろ盾になるオーナーがいるプロジェクトは、迷いが少なく、止まりにくくなります。オーナーとPMがそれぞれの役割を確かめ合うところから始めてみてください。小さなチームでの役割の分け方はPMとPLの違い。小さなチームではどう分けるかでも紹介しています。

おまかせPMは、社内に進める人がいないプロジェクトを、進める役割ごとお引き受けするサービスです。オーナーとPMの役割の分け方から相談したいときは、どこから手をつけるかの整理から、ご相談ください。